关于印发《龙山县视频会议系统管理办法》的通知

龙山县人民政府办公室

关于印发《龙山县视频会议系统管理办法》的

通        知

各乡镇人民政府、街道办事处，县政府各局、各直属机构:

《龙山县视频会议系统管理办法》已经县人民政府研究同意，现印发给你们，请遵照执行。

                           　　　　　　　　　二○一一年八月三十日

龙山县视频会议系统管理办法

第一章 总则

第一条　为加强我县视频会议系统管理，确保视频会议系统高效、有序、安全运行，规范会议流程，提高会议质量，特制定本办法。

第二条　通过国家、省、州视频会议系统接收的上级视频会议和通过乡镇视频会议系统组织召开的县内视频会议，适用本办法。

第二章 管理机构与职责

第三条　我县视频会议系统包括国家、省、州视频会议系统龙山县分会场，全县乡镇视频会议系统。全县乡镇视频会议系统包括县城主会场和茨岩塘镇、洗车河镇、内溪乡、湾塘乡、大安乡、苗儿滩镇、贾市乡、三元乡、水田坝乡、隆头镇、召市镇、桶车乡、乌鸦乡、洛塔乡、桂塘镇、石牌镇、猛必乡、他砂乡、贾坝乡、红岩溪镇、塔泥乡、靛房镇、老兴乡、茅坪乡、农车乡、里耶镇、咱果乡等27个乡镇政府分会场。

第四条　县政府信息中心(县电子政务办)负责视频会议系统日常运行管理、视频会议系统的操作和数据存贮归档，做好会前、会中、会后的相关技术保障工作。

第五条　县会议中心负责提供会场资源，做好会场主席台、灯光、音像设备、桌椅、环境卫生等日常管理，负责视频会议会前、会中、会后的相关会务服务工作。

第六条　县电信公司负责国家、省、州视频会议系统的日常运行维护；县联通公司负责乡镇视频会议系统的日常运行维护。

第七条　各乡镇政府负责本分会场的日常管理与视频会议系统运行维护。

第三章 视频会议审批和通知

第八条　国家、省、州召开的视频会议，由县里统一通知，主要责任单位承办会务。县委、县人大、县政府、县政协、县人武部召开的视频会议，书面报经县五大家主要领导同意后，由各自办公室通知县政府信息中心和各乡镇。

第九条　有关单位召开县内视频会议，应向县委办或县政府办提出书面申请，填写《龙山县视频会议申请单》，经县委办或县政府办主要领导审批后，再由县委办或县政府办统筹安排，方可召开视频会议。

第十条 当其他会议与视频会议在会场安排上出现冲突时，要优先召开视频会议。

第十一条　县内视频会议，经县委办或县政府办审批后，由会议主办单位提前一天告知县政府信息中心，由县政府信息中心通知各乡镇分会场提前进行联调。

第十二条　各乡镇应根据会议通知要求，组织参会人员按时到会。

第四章 视频会议召开

第十三条　县内视频会议主会场电子显示屏显示“龙山县××视频会议”会标，各乡镇分会场前排位置放置“××乡（镇）”桌牌。

第十四条　会场内的终端设备要放在固定位置，不得随意拆装、移动，要配有安全可靠的电源和网络接口，并做好设备防尘、防火、防盗工作。特殊情况下设备需要拆装、移动的，须经县政府信息中心同意。

第十五条　视频会议召开前1小时，各乡镇分会场视频会议管理人员要按照会议通知要求，提前开机和试机，按操作流程开启设备，检查系统视频和音频传输情况，如有问题立即与县政府信息中心联系。

第十六条　设备开启后，根据参会人员就座情况调整摄像机镜头，设置预定位。设置完成后，调整摄像机镜头取景。会议开始时，要将视频会议系统切换到主会场画面。

第十七条　视频会议系统连接完成后，由主会场负责会前点名，对各分会场的图像、声音质量进行测试。各分会场管理人员应主动配合，及时应答，业务用语简练准确。

第十八条　如网络或设备出现问题，导致分会场无法连通主会场，且一时难以修复，分会场向县政府信息中心报告后，与会人员赶到附近分会场参加会议。

第十九条　会议主办单位及各乡镇会前要与相关供电部门协调，确保会议期间正常供电。

第二十条　会议和调测期间，各会场管理人员必须全程值守，密切监控，不得擅自离开岗位，并根据会场情况及时调整视频会议系统，确保图像和声音效果正常。

第二十一条　会议召开过程中，主会场系统管理人员须全程监控，根据会议议程和需要，及时切换会场画面。

第二十二条　各分会场管理人员应时刻监控系统运行情况，确保随时与主会场联系，根据现场情况及时调整镜头和麦克风。当设备或网络出现故障时，分会场应立即向主会场汇报，迅速组织抢修。在此期间，分会场参加会议人员不得擅离会场。

第二十三条　会议召开期间，除视频会议系统管理人员之外，无关人员不得进入设备操作区，不得操作视频会议设备。

第二十四条　因设备、网络或停电等原因，造成主会场会议不能正常进行的，或分会场不能正常接受音视频信号的，会后会议主办单位必须及时将领导讲话、会议文件及会议精神通过其它方式传达到有关乡镇。

第二十五条　会议结束时，由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭音视频设备。

第二十六条　会议结束后，各分会场要及时将会议情况向会议主办单位报告，并将出现的技术问题反馈给县政府信息中心。

第二十七条　主会场、分会场管理人员应按时填写会议日志，如实记录会议名称、会议时间、与会领导、参会人员、会议议程、会议内容、系统运行情况等信息。

第五章 视频会议要求

第二十八条　主会场、分会场要具备良好的照明条件，必须干净整洁，桌椅摆放整齐，备好茶杯、饮用水，会后及时打扫清理。

第二十九条　会议主办单位负责主席台布置、会议签到、会议资料发放、会场人员清点等会务工作。

第三十条　与会人员应提前10分钟入场，不能参加会议的人员需提前向会议主办单位请假。

第三十一条　要保持会场良好秩序，与会人员要坐姿端正，着装整齐，认真听会，不得在镜头前随意走动、中途退席，不得交谈、吃东西，并将随身通讯工具置于关机或静音状态。

第三十二条　为保证会议视频画面效果，与会人员不得在会场内抽烟。

第六章 系统管理维护

第三十三条　主会场、分会场的设备（包括设备名称、品牌、型号、数量等）分别由县政府信息中心和各乡镇管理人员登记造册并管理。若发生设备丢失或人为损坏，追究相关人员的责任。

第三十四条　系统管理员操作设备应严格遵守操作规则，避免造成人为故障。未经县政府信息中心允许，任何人不得擅自拆卸、更换系统设备。主会场视频会议系统出现故障，由县政府信息中心负责排除；分会场视频会议系统出现故障，由分会场管理员及时上报县政府信息中心，并在县政府信息中心和联通公司的指导下排除故障。

第三十五条　视频会议室必须保持整洁，每次使用完后应当关闭系统设备（UPS充电设备除外），并将设备放回原位，打扫好清洁卫生。离开时要关好门窗、空调和电灯。

第三十六条　做到专机专用，严禁安装与视频会议无关的其他软件。

第三十七条　保证线路的固定，除必要的维护外，不得擅自插拔各种接头和连接线。非管理人员，严禁使用或移动视频会议主机及其他附属设备，确保视频会议主机线路的规范使用。

第三十八条　县政府信息中心安排专人对主会场进行管理，并对各分会场系统操作管理人员进行技术培训和指导。管理人员必须熟练使用视频会议系统，熟悉操作规程。

第三十九条　各分会场应配备一名分管领导和两名视频会议系统操作管理人员。如有人员变动，必须做好手续交接和技能培训，并及时将管理人员姓名及联系方式上报县政府信息中心和县联通公司。

第四十条  各乡镇使用视频会议系统须遵守系统管理的基本要求和规范，建立严格的管理制度。加强安全管理，不得丢失或损坏设备设施。要将开会情况、系统运行、设备维护情况等造册记录，每月末报送县政府信息中心。

第七章 系统应急保障

第四十一条　县政府信息中心、县电信公司、县联通公司负责制定视频会议系统应急保障预案，在视频会议系统发生故障时立即启动应急预案，确保视频会议的顺利进行。

第四十二条　加强对应急预案的日常演练，积累迅速排除故障的经验，确保故障出现时快速处理解决。

第四十三条　县政府信息中心、县电信公司、县联通公司定时对视频会议系统进行检测维护，保证视频会议系统的正常运行。

第四十四条　各乡镇须做好视频会议系统定期测试工作，对系统出现的不正常现象或故障，应迅速查明原因，及时解决。

第八章 监督检查

第四十五条　县委办、县政府办、县政府信息中心(县电子政务办)负责整个视频会议系统日常管理和运行维护情况的指导、监督和检查。

第四十六条　对不遵守规定或工作不到位，造成不能正常开会或系统设备损坏的，县委办、县政府办将进行督查，并进行问责。

第九章 附则

第四十七条　本办法自颁布之日起施行。